10 buenas razones para contratar una empresa organizadora de boda

Al revisar las imágenes de vestidos de novia y de trajes que han guardado como inspiración, ¿se han fijado si el ramo de novia tiene las mismas flores que el boutonniere del novio? Un enfoque tan estricto y detallado es propio de personas con experiencia en la organización de eventos. Si ustedes no la tienen, puede ocasionar que se les olvide confirmar la asistencia una vez que entreguen las invitaciones de boda a sus seres queridos, que se les pasen los plazos para realizar los trámites de la ceremonia o que dejen inconclusas algunas tareas que son cruciales para su día B.

Delegar la logística a una empresa experta en la materia puede evitar que se les pase alguna tarea importante y que el estrés se vuelva motivo de discusiones. ¿Quieren saber qué hace una organizadora de bodas para que las parejas disfruten desde los preparativos hasta el gran día?

1. Crear bodas únicas

Para que el día B sea único, cada pareja debe ponerle su huella. Sin embargo, en este proceso pueden empezar a surgir diferencias que la presión del tiempo dificulta resolver. El estilo tanto de su outfit como el de su boda puede ser más dinámico en manos de un wedding planner.

Además de sincronizar sus gustos y personalidades desde una perspectiva más neutral, la experiencia que tiene en el mundo nupcial y de la decoración, le facilita la misión. En vez de cazar ideas aisladas, se inspira en tendencias e imágenes contextuales y tiene un ojo entrenado para identificar los detalles donde convergen el estilismo de los novios, la locación, el protocolo, la cristalería y mantelería, el mobiliario, los colores, las flores para boda y todos los elementos que dan vida al gran día.

2. Gestionar la lista de invitados

Si el número de invitaciones de boda elegantes que han entregado hasta el momento supera por mucho el que tenían previsto, quiere decir que no tienen una lista definitiva de invitados y que han ido agregando algunas personas que no tenían previstas. Una organizadora de boda les puede ayudar a depurar su lista de invitados para que manden a hacer las invitaciones lo antes posible. Una vez entregadas, también puede encargarse de confirmar la asistencia.

Además, al dejar estas tareas en manos de una planeadora de bodas, sus seres queridos sentirán menos “confianza” para pedir boletos y exponer los múltiples compromisos que les impiden saber si van o no. Agilizando estos pasos, habrá menos caos en la asignación de mesas y tendrán un número más real de las personas que los acompañarán. De esta forma, podrán decidir con mayor precisión, por ejemplo, el tamaño de la locación y el tipo de banquete que ofrecerán.

3. Coordinar los trámites

Tal vez no sea la parte más emocionante, pero si los trámites para casarse por la iglesia y por el civil no se cumplen en tiempo y forma, hay que mover todo. Una organizadora de boda puede investigar los requisitos y el lugar donde deben realizarlos, verificar que la documentación esté completa y monitorear los plazos para presentarla. Asimismo, puede asesorarlos en caso de que les falten algunos documentos o deban actualizarlos.

4. Administrar el presupuesto

Para que el presupuesto de la boda funcione, debe ser razonable. Es decir, que los gastos de la boda no los dejen sin comer ni con deudas hasta las nubes y que, al realizar las cotizaciones, las variaciones entre los montos estimados y los reales sean mínimas.

En esencia, el presupuesto debe incluir desde los precios de los vestidos de novia hasta las estimaciones de los recuerdos para los invitados. Ya con una idea del costo total, se establece el plazo en el que se liquidará, el número de parcialidades, el importe y la fecha de cada pago.

Con el estilo de la boda bien definido, las empresas organizadoras de bodas pueden tener una mejor noción de los conceptos que deben integrar al presupuesto y sus cantidades serán más precisas, gracias a la relación que mantienen con diferentes proveedores. Además, desde el principio mantendrán las finanzas bajo control con ideas y propuestas que se ajusten a sus gustos y bolsillo.

5. Negociar con proveedores

Para tener una idea de qué proveedor ofrece el precio más justo, se necesitan, por lo menos, tres cotizaciones por cada rubro. Al principio, puede que pidan más presupuestos, pero a ese paso, ¿cuánto creen que tardarán en cotizar toda la boda? Por falta de tiempo, tal vez se queden con los primeros recuerdos para boda útiles que encuentren y les pueden salir más caros.

Con diseño en mano, una organizadora de boda se dirige a los proveedores especializados que se ajusten a su presupuesto. Además, revisa los contratos para protegerlos en caso de que alguna empresa quede mal y lleva un control de los pagos proporcionándoles los recibos para que puedan realizarlos a tiempo y evitar cualquier retraso o penalización.

6. Aprovechar los recursos

Un wedding planner se las ingenia para crear escenarios únicos y sacarle partido a todos los recursos de los que dispone. Teniendo un concepto holístico de la celebración podría, por ejemplo, darle un toque rústico a unos centros de mesa para boda sencillos con mantelería artesanal, aprovechar los cubiertos como acentos glamorosos o acondicionar una silla de jardín para mostrar el pastel.

7. Concluir tareas a tiempo

A lo largo del proceso de organización de una boda hay que coordinar varias tareas de manera simultánea, pero esto no quiere decir que se ejecuten todas a la vez. Lo que hace una organizadora de boda es priorizar las tareas de acuerdo al presupuesto y los tiempos, fija plazos para completarlas, trabaja en equipo tanto con su staff como con los proveedores y va evaluando el avance para continuar con las siguientes actividades de la lista.

8. Solucionar imprevistos

Que si el outfit salió más caro de lo que planeaban y los precios de los pasteles de boda no se ajustan a su presupuesto. Que si no pudieron reservar la locación que querían porque no tenían el número total de invitados. Que si un proveedor queda mal y no tienen el comprobante de pago para solicitar el reembolso... A toda esa tensión súmenle la del día a día, ¿cómo creen que llegarán a su boda? Con el apoyo de un wedding planner, ganarán tiempo para continuar tranquilamente con su rutina habitual y los preparativos no los distraerán. 

9. Ahorrar estrés

Así como los preparativos generan entusiasmo, pueden convertirse en un estado permanente de estrés porque no hay tiempo para perfeccionismos, las cosas no siempre salen como se planean y se necesitan más de dos manos. Si entraron en pánico con estos escenarios, una planeadora de bodas les ahorraría la tensión de tener que lidiar con los imprevistos.

Además, encontrará la forma de fusionar sus ideas para que la boda quede al gusto de ambos. Dejen todo en sus manos y las de su equipo, que se encargará de realizar y agilizar las tareas para evitar que la organización del gran día se convierta en una fuente de estrés y discusiones.

10. Disfrutar el día de la boda

¿Tienen pesadillas en las que el día de la boda su vestido de descose o al saco se le cae un botón? Tal vez no todo salga perfecto, pero duerman tranquilos porque las organizadoras de bodas están preparadas para auxiliarlos ante cualquier eventualidad. El equipo estará a su lado cuando los nervios aparezcan, verificarán que el pastel de boda elegante llegue sano y salvo, y también se asegurarán de que sus seres queridos estén bien atendidos. ¡Ustedes solo disfruten!

Dejen en manos de una empresa organizadora de boda las tareas más estresantes y aprovechen el entusiasmo que la entrega del anillo de compromiso les dejó para bosquejar el estilo de celebración que tienen en mente. ¿Y si hay diferencias? En vez de que las discusiones siembren dudas antes de la boda, dedíquense pensamientos de amor que fortalezcan su relación, disfruten supervisando cómo sus sueños se hacen realidad y ¡sean felices el gran día!