12 preguntas que deben hacerle a su 'wedding planner' antes de contratarla

En cuanto empiecen a organizar su boda se darán cuenta de dos cosas: que les encantan los preparativos… y que los preparativos estresan. La organización requiere mucho esfuerzo, una mente ordenada y meticulosidad. A veces hace falta un poco de ayuda extra. Los y las wedding planners profesionales tienen experiencia de sobra para hacer de la boda un día inolvidable sin agotar la energía de los novios. Si están pensando en contratar los servicios de un organizador profesional, estas son las cosas que deben preguntarle.

1. ¿Qué incluyen los servicios de wedding planner?

Es muy importante que sepan qué incluye el servicio de su organizador, así como los seguros y garantías que respaldan su trabajo. Asegúrense de que puedan solicitar a su planner el desglose de los precios de cada proveedor, si necesitan o quieren esta información.

Las empresas organizadoras pueden incluir solo algunos servicios, como consultas y determinados contactos, y hacer cargos extra por otras prestaciones. Toda esta información, así como las formas de pago, deben quedar claras desde el principio, preferentemente en un contrato que deben leer a detalle.

2. ¿Cuál es el costo de los servicios de wedding planner? 

Como con el resto de los proveedores (comida, decoración, música), deben tener en cuenta que los wedding planners tienen precios particulares. La tarea que tienen como novios es buscar opciones hasta que encuentren la mejor para ustedes. En general, contratar este servicio puede beneficiar su presupuesto, pues los organizadores y organizadoras conocen proveedores que ofrecen promociones y precios más bajos que los del mercado común.

3. ¿Cuál es su experiencia como organizador u organizadora de bodas?

¿Cuánto tiempo se ha dedicado a organizar bodas? ¿Hay parejas a las que podamos pedir referencias? ¿Tienen fotografías y videos que respalden los eventos que han planeado? Solo verificando la experiencia de su planner sabrán si su estilo va con el tipo de boda que quieren y podrán comprobar la calidad de su trabajo.

Su organizador de boda debe darles la suficiente confianza para hablar de todas las inquietudes que tengan sobre su celebración, además de responder todas sus preguntas puntualmente. Recuerden que su trato con los proveedores y organizadores debe ser profesional y respetuoso. En los artículos de Bodas.com.mx encontrarán tips para tener una buena relación con todos los implicados en su boda.

4. ¿Tiene sugerencias para nuestra boda?

Recuerden que, desde los recuerdos y las invitaciones hasta la mesa de dulces cuentan. ¡Todos los detalles son importantes! Escuchando las novedades y sugerencias que su organizador de boda tenga para ustedes se darán una idea de su profesionalidad. Planteen sus ideas para que pueda conocerlos mejor y ajustarse a su estilo.

Si necesitan ayuda desde el principio de su organización, pueden pedir a su organizador sugerencias sobre fechas y locaciones. Si tienen un estilo definido, los expertos sabrán cuándo y dónde pueden llevar a cabo la boda de sus sueños, y quizás tengan ideas para reducir su presupuesto sin sacrificar calidad y personalidad. Elijan a la organizadora u organizador con quien sus ideas fluyan y aprovechen su creatividad para crear la boda que siempre han imaginado.

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5. ¿Cuenta con un equipo de colaboradores?

Es bueno informarse sobre cuántas personas ayudarán a que su boda cobre vida, y si alguna de esas personas estará presente en su día B. Si su planner cuenta con asistentes y colaboradores, también pueden preguntar si alguno de ellos tiene una especialidad, como el diseño, la iluminación o la administración.

6. ¿Se puede comprobar la calidad de los proveedores y servicios contratados? 

La empresa organizadora de boda tendrá contactos de servicios y proveedores con los que trabaja asiduamente o habrá trabajado en alguna ocasión. Tienen derecho a preguntar sobre estos contactos para cerciorarse de que su calidad satisface sus requerimientos. Pregunten a su planner si pueden tener muestras de los proveedores y servicios, desde la iluminación hasta el tipo de ingredientes que usarán para elaborar el pastel y decorarlo. 

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7. ¿Cómo maneja los imprevistos?

En todas las bodas hay imprevistos y dificultades, pero la labor de todas las personas que colaboran con los novios es ayudarles a disfrutar al máximo de su día B y no preocuparlos. Para saber si su planner está preparada, pregúntenle a qué retos se enfrenta más a menudo y cómo los maneja. También pueden plantearle una situación hipotética que les preocupe para que les ayude a encontrar una solución creativa y disminuyan sus nervios.

8. ¿Está disponible para nuestra boda?

Pueden buscar ayuda de un wedding planner en cualquier momento de la organización de tu boda, pero es bueno que se informen sobre la disponibilidad de cada profesional: pregúntenle si atiende más de una boda al mismo tiempo, si asistirá y cuánto tiempo estará presente en su evento, si sus colaboradores pueden ayudarles… La wedding planner perfecta para ustedes estará abierta a escucharlos y tomar en cuenta sus necesidades, además de que será flexible en sus métodos cuando así lo requieran.

9. ¿Nos puede ayudar a planear las ceremonias o solamente el banquete?

Hay organizadores que se hacen cargo tanto de la boda civil como de la religiosa, pero según sus áreas de experiencia, equipo de trabajo y disponibilidad, algunos profesionales solo podrán ayudarles con determinados aspectos de su boda o con solo un tipo de celebración. Infórmense antes de contratar a alguien para que tengan la atención y experiencia en lo que necesitan.

10. ¿Cómo podemos estar en contacto?

Busquen a un organizador que pueda mantener el ritmo y tipo de comunicación que les convenga: ya sea que quieran seguir de cerca el proceso o que el trabajo absorba todo su tiempo, en cualquier caso, deben saber en qué horarios y por qué medios pueden comunicarse: sitio web, correo electrónico, mensajes o llamadas telefónicas… Decidan qué tipo de comunicación necesitan y plantéenlo.

11. ¿Nos ayudará con nuestros outfits y la luna de miel?

Algunas wedding planners pueden ayudar a encontrar el vestido de novia para boda civil, la ropa de las damas de honor, de los padrinos, del novio, de los pajecitos, e incluso de los papás de los novios. En ocasiones, los especialistas pueden acompañarlos a ferias y convenciones de bodas, o a talleres especializados.

La luna de miel es otro aspecto en el que no todos los expertos pueden ayudarles. Por esta razón, deben informarse si sus candidatos lo hacen, en caso de que lo necesiten.

12. ¿Cómo vamos a participar en la organización de nuestra boda? 

Desde un principio, establezcan la forma en la que participarán en los preparativos. ¿Se les consultará antes de elegir los productos y servicios? ¿Pueden reunirse con los proveedores para conocerlos? ¿Pueden buscar por su cuenta diseños o sabores que les gusten? Todo esto debe quedar claro para que puedan planear sus tiempos y tener una relación de confianza con su organizador de boda.

Una vez que hayan seleccionado a su wedding planner y que hayan establecido todos los puntos necesarios, prepárense para una experiencia única en los preparativos de su boda. ¡Disfruten de cada minuto, desde el primer baile hasta la partida del pastel, sin prisas ni presiones!