25 preguntas que deben hacer antes de contratar el salón
Elegir el salón de la recepción de la boda es una tarea importantísima. Como hay muchos detalles que no deben pasarse por alto, aquí les dejamos las preguntas más frecuentes que deben formular a quien gestiona su locación de boda. ¡Tomen nota!
Una vez elegida la fecha de la boda, hay que poner manos a la obra para buscar y encontrar el lugar de sus sueños. Si es un salón clásico, un jardín, una terraza o una quinta, deberán tomar en cuenta ¿qué debe tener un salón de eventos? Por ejemplo, baños, pista de baile, espacio para la música, cocina, estacionamiento, entre otros aspectos básicos. Y de ahí tener claro ¿qué preguntar en un salón de eventos? Quizá las respuestas parezcan obvias, pero a la hora precisa siempre saltan una y mil cosas más, por eso es mejor ir bien preparados para que no se les escape ni un solo detalle y tomen la mejor decisión posible.
Ahora, ¿cómo elegir salón de eventos? Para agilizar su búsqueda piensen de manera práctica en el estilo o temática que quieren para su boda y después hagan una lista de lugares en los que podría realizarse. Si han encontrado el lugar de sus sueños para la recepción de la boda, será necesario que hagan ciertas preguntas estratégicas para saber si tiene todo lo que ustedes necesitan y están buscando. En el directorio de lugares de boda de Bodas.com.mx encontrarán muchas opciones. Pueden filtrar por estado y hasta buscar locaciones en el municipio de su preferencia.
Revisen las imágenes, videos y hasta menús que ofrecen y que podrán personalizar y tampoco dejen de checar las opiniones publicadas por parejas que se casaron allí. Rompan el hielo pidiendo algún presupuesto o visitando los salones que más les gusten. Ahora sí, sumérjanse en este cuestionario que les ayudará a no dejar ningún detalle por fuera.
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1. ¿Existe algún pago fijo por la renta del lugar?
Es muy importante que estén enterados si la renta de la locación es fija, sin importar el numero de invitados que ustedes tengan. Cuando el servicio incluye banquete, es obvio que el precio varíe según el número de invitados, pero también hay casos en los que el precio de la renta del lugar sin banquete también depende del total de asistentes.
A propósito de esto, pregunten si existe un mínimo de invitados para poder apartar el salón o la finca en cuestión. También aclaren de qué espacios podrán disponer en exclusiva para ustedes o cuál será la tarifa que deberán pagar para no compartir la locación con ningún otro evento.
2. ¿De qué espacios pueden disponer?
En línea con lo anterior, es importante que sepan qué áreas tendrán a su disposición y cuáles serán restringidas o comunes con otros eventos que se celebren el mismo día y en qué horarios. Esto para que ustedes puedan aprovechar al máximo cada rincón de la locación y sepan a qué precio.
En los lugares con múltiples espacios es común que estos sean aprovechados según el momento de la fiesta. Tal vez puedan tener la ceremonia en la capilla, el coctel de bienvenida en el jardín, el banquete en un salón interior y el baile en una carpa exterior. ¿O prefieren todo en un solo espacio bien compartimentado?
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3. ¿Cuál es el recargo en caso de no llegar al mínimo?
En algunos salones, aun y cuando no lleguen al mínimo de invitados por evento, pueden llegar a un acuerdo, ya sea cobrándoles el mínimo aunque no lo completen u ofreciéndoles distintos servicios hasta alcanzar el costo del mínimo. Y si el lugar incluye servicio de banquete, no salgan sin preguntar cuánto cuesta el menú por persona.
4. ¿Hay limite de hora en los eventos?
La mayoría de los servicios cubre un mínimo de cuatro o cinco horas de boda. Si ustedes van a necesitar más, ya sea porque quieren celebrar ahí mismo la ceremonia civil o religiosa o prevén que el baile se alargue, es necesario que lo informen con anticipación para así poder hacer los ajustes necesarios al presupuesto y a la logística. No se vayan sin saber cuál será el recargo por hora si es que lo habrá.
5. ¿Realizan más de un evento por día?
Existen hoteles y salones de eventos donde pueden hacer más de una boda al día o incluso a la misma hora. Lo importante es que sepan cómo se mantiene la privacidad en cada uno de los eventos.
Por lo general, la exclusividad se paga y debe aparecer en el contrato, pero también puede conseguirse si celebran su boda un día menos común: a veces, viernes o domingos. Para mayor seguridad, antes de contratar, pidan garantías de que cada boda estará bien separada y que no habrá problema alguno con el sonido o con el acceso de los invitados.
6. ¿Cuál es la capacidad del lugar?
Es obvio que ustedes no quieren que sus invitados estén incomodos porque el lugar ha excedido su capacidad. Si prevén que esto pueda suceder, será mejor buscar otro lugar para lograr la comodidad y seguridad de sus invitados. Nada de poner 10 sillas en mesas de seis comensales ni de que la mesa de dulces para boda se instale en el pasillo.
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7. ¿Ofrecen algún servicio de seguridad privada?
Ya sean vigilantes, valet parking o cadeneros, es necesario que sepan qué se va a requerir para su boda para valorar si tendrán que contratarlo aparte o podrán prescindir de estos servicios. Asimismo, consulten si existe un protocolo de emergencia en caso de que pudiera haber accidentes en la boda y si el lugar cumple con todos los requerimientos de Protección Civil.
8. ¿Cómo es el acceso al lugar?
Es muy importante que el acceso al lugar sea sencillo para los invitados y que haya facilidades para que los vehículos se estacionen cómodamente.
Muchas veces bastará con incluir un croquis en sus invitaciones de boda y, si el salón no tiene estacionamiento privado, pero tiene algún acuerdo con algún parking privado, consulten cómo habrán de identificarse sus invitados y provéanlos de códigos, tarjetones o sigan el método que les pidan.
Si es un destino algo alejado o de acceso complicado, pónganselo fácil a sus seres queridos y renten un servicio de transporte. Un autobús de pasajeros o algunas camionetas tipo van serán lo más cómodo y también lo más seguro.
¿Y habrá invitados con movilidad reducida o que necesiten accesos especiales para sillas de ruedas? Estudien si la locación está adaptada o si se pueden habilitar rampas o pasamanos para que todos disfruten su boda por igual.
9. ¿Qué alternativas ofrecen en caso de lluvia o mal clima?
Es necesario que se informen muy bien sobre los planes B, C y hasta Z en caso de que el clima esté en contra, especialmente, si la celebración es al aire libre. Anticípense y pregunten si existe algún salón cubierto que pueda acoger su boda en caso de mal clima. Si esta modificación de última hora será viable, es importante que lo prevean y estén claros con los costos que esto les genere.
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10. ¿Qué otro tipo de servicios ofrecen?
La mayoría de los salones ofrece también servicio de banquete y de meseros, pero muchos otros también tienen lugares específicos donde pueden llevar a cabo la ceremonia civil o incluso capillas para bodas religiosas. Lo habitual en estos casos es que solo se les preste el espacio y ustedes deban contar con un oficiante, juez o sacerdote.
Otros también ofrecen el servicio de tornaboda, de manera que sea posible que sus invitados sigan festejando al término del baile sin tener que moverse de un destino a otro.
11. ¿Hay posibilidades de pernoctación?
Esta pregunta no puede faltar tanto si la suya será una boda destino como si parte de sus invitados viajará de otros lugares y necesitan pernoctar. Si se casarán en un hotel especializado en bodas, es común que, además de la habitación de los novios, se les incluyan algunas habitaciones en el paquete por la contratación del banquete. Aclaren si será el caso y de cuántas dispondrán para sus invitados más cercanos.
En otros lugares sucede al revés y reservar un número determinado de habitaciones se convierte en un requisito ineludible para tener exclusividad en su día.
Si no tendrán el banquete en un hotel, pregunten si el restaurante o el salón les ofrece algún convenio o descuento con hoteles asociados.
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12. ¿Tienen exclusividad con algún catering o tienen banquete propio?
Es importante saber si se puede rentar solo el lugar sin el banquete o si es inseparable, ya que en muchos salones preparan ellos mismos el banquete o tienen exclusividad con algún restaurante o servicio de catering.
En caso de que ustedes quieran llevar el banquete de algún restaurante o de un catering para boda en específico, tendrán que hacérselo saber con anticipación o, en caso contrario, buscar un salón que se acople a sus necesidades.
13. ¿Qué opciones de menú tienen?
Pidan informes acerca de todos los paquetes con los que cuentan y si existe un precio único para integrar coctel, banquete y tornaboda o cada uno se contrata aparte. Evalúen todas las alternativas.
Las opciones suelen ser entre dos entradas, tres o cuatro platos fuertes y un surtido variado de postres. En ocasiones también les darán la oportunidad de elegir entre dos o tres tiempos para poder meter una buena mesa de postres o un pastel de boda y delicioso que termine de dejar saciados a todos.
14. ¿Se puede modificar el menú?
Seguramente podrán hacer algún que otro cambio en el menú, ya sea por dietas especiales o alergias de los novios o de algunos de los invitados; por ejemplo, menús para diabéticos, veganos, vegetarianos, celíacos o intolerantes a algún alimento.
A veces las adaptaciones pueden ser manteniendo el mismo precio o generando un costo extra. Pregunten e infórmense para saber si es lo que están buscando, pero no se preocupen si los detalles de los platos se los proporcionan en una segunda o tercera visita.
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15. ¿Cuentan con menú para niños?
Lo primero que tendrán que definir es si tendrán una boda con o sin niños para después preguntar por el menú de los pequeños o meter un catering especial para ellos. ¡Que tampoco falten las actividades especialmente pensadas para ellos! Los mantendrán entretenidos y sus papás también podrán encargarse de disfrutar.
16. ¿Qué alternativas ofrecen para vegetarianos, veganos, celíacos y diabéticos?
Además de saber si disponen de opciones para este tipo de dietas especiales, es importante que sepan cómo tendrán que identificarlos. Seguramente bastará con avisar cuál será la mesa y silla donde se sentarán los invitados con estas condiciones, aunque en algunos lugares cuentan con pulseras especiales para que los meseros los encuentren de un vistazo.
17. ¿Los novios pueden llevar su pastel de boda?
En los lugares de recepción con paquete completo, el pastel suele estar incluido. Les presentarán varias imágenes entre los cuales tendrán que elegir uno, pero generalmente no es un problema que lleven uno de otro proveedor. No obstante, pregunten para salir de dudas.
18. ¿Cómo funciona el servicio de bebidas?
La primera pregunta sería determinar si ofrecen el brindis y la coctelería dentro de sus servicios o si tendrán que contratar a una compañía de fuera y para qué: ¿botellas, descorche y meseros? Sabiendo esto, consulten cómo va a funcionar.
Si pagarán un número limitado de tragos por persona, tendrán que aclarar con qué sistema: ¿entregarán boletos o pulseras? Y si habrá barra libre para boda, definan cuáles son los costos por hora y por cantidad de invitados para calcular hasta qué hora podrán costear la fiesta.
19. ¿Tienen exclusividad con algún servicio musical?
La música es uno de los elementos más importantes a la hora de ambientar su boda y como es una elección muy personal, dejar la elección en manos (y oídos) de otras personas puede ser delicado.
Aunque pueda parecer una buena solución que el salón les resuelva esta tarea, es importante que conozcan el trabajo y el estilo de música del grupo o del DJ con el que podrían tener exclusividad. Y si no les convence, consulten si podrán llevar el servicio de música para boda de su gusto, cuáles serán las condiciones y hasta de qué infraestructura de sonido tienen en el salón.
20. ¿Tienen exclusividad con algún fotógrafo?
Igual que sucede con el grupo musical, seguramente el fotógrafo con el que trabaje el salón les podrá asegurar un excelente servicio; no obstante, revisen su portafolio de trabajos y las opiniones que otros novios tienen de ellos. Esto para comprobar que se ajusta a sus expectativas, pues su álbum de boda ¡es para toda la vida!
21. ¿De qué mobiliario, mesas y sillas disponen?
La mayoría de los salones ofrecen el mobiliario básico junto con el primer precio que les darán. Sin embargo, es habitual que manejen un catálogo de opciones para que puedan personalizar estilos, colores o ambientes.
Si necesitan algo extra, como una mesa de bienvenida para el libro de firmas, una carreta de madera para las sandalias que entregarán como recuerdos para boda sencillos o una sala lounge para que sus invitados puedan relajarse unos minutos antes del siguiente baile, pregunten si será posible traerlo de fuera.
22. ¿Manejan diferentes tipos de vajilla, cristalería y mantelería?
El montaje de las mesas es sumamente importante, pues dependiendo del tipo de boda será necesario un tipo de cristalería o mantelería. Si quieren una boda vintage tal vez deseen unos manteles y servilletas con detalles de encaje, mientras que para una boda rústica podrían optar por mesas de madera de estilo imperial descubiertas y únicamente vestidas con largos caminos de mesa. ¿Y cómo se verán con unas rodajas de madera a modo de platos de servicio?
23. ¿Qué incluye la decoración? ¿Se puede modificar?
La mejor manera de asegurar si la decoración será de su gusto es pedir fotografías de otras bodas. Además de tomar ideas para sus centros de mesa para boda y detectar si los colores y las telas que manejan se ven en tendencia o desfasados, presten atención al tipo de iluminación y a la intensidad de la luz, pues esta puede cambiar completamente el ambiente que tengan pensado marcar.
En caso de que ya hayan visto el montaje casi final y les haya faltado algún detalle o crean que algo se puede mejorar con una modificación, platíquenlo para llegar a un acuerdo. Y si ven que la decoración floral del salón se ve muy escasa, hay veces en las que se puede reutilizar la decoración de la ceremonia para el banquete. ¿Por qué no conversan con su proveedor de arreglos florales para boda para que les dé una solución creativa y ajustada a su presupuesto?
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24. ¿Cuáles son las formas de pago?
Asegúrense de saber si aceptan pago en efectivo, con tarjeta o transferencia o si solo aceptan uno de ellos, para saber cuál es el que mejor se acomoda a sus necesidades. De igual manera, aclaren qué plazos tienen para cubrir todos los costos y qué porcentaje del pago deben abonar en cada momento. Recuerden que todo esto debe aparecer en el contrato que firmen con cualquiera de sus proveedores.
¿Y si algo se rompe? Existen seguros en caso de que pase algún accidente, así que no olviden preguntar por ellos y contratarlos, pues es mejor prevenir a después pagar un precio mas elevado.
25. ¿Qué pasa si se pospone el evento?
Aunque no es algo en lo que quieran pensar ahora, las contingencias se atraviesan cuando menos se esperan. En caso de que sea necesario posponer el evento por una u otra parte, es fundamental que sepan qué acontece y cuál es el precio tanto para ustedes como para sus proveedores.
¿Qué parte se devuelve? ¿Hay indemnización? ¿Cuál es el plazo mínimo en el cual se debe avisar de que la celebración no podrá llevarse a cabo en la fecha establecida? ¿Existen razones de fuerza mayor? Para su seguridad y certeza, revisen todos estos puntos antes de firmar el contrato y de dar el anticipo.
Con toda esta información en la mano, ya pueden acercarse a los diferentes salones que tengan en mente. Resuelvan todas sus inquietudes antes de tomar una decisión.
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