Consejos para elegir lugar para la recepción y el banquete de boda

El banquete y el salón son contrataciones prioritarias en sus preparativos. Aunque estén ansiosos por comprar sus recuerdos, ya sepan qué tipo de música quieren o sueñen con la decoración, primero deben tener un lugar para ponerlo todo. Una de las dudas que mas inquieta a las parejas es cómo elegir el lugar para su boda, así que aprovechen estos consejos para elegir lugar para la recepción y empezar a planear su banquete.

1. ¿Cómo elegir el lugar para la boda?

Su locación influirá directamente en la forma en que se vive su fiesta. Por ejemplo, si el lugar es frío o la boda es al aire libre y nocturna, una sopa puede ser mucho mejor recibida que una ensalada. Asimismo, si su locación tiene una increíble vista de los alrededores, un menú por tiempos permitirá que sus invitados la disfruten con tranquilidad. Aquí hay algunos aspectos que deben considerar.

Capacidad

Del tamaño de su salón y del número de invitados dependerá el tipo de servicio más adecuado. El buffet y los cocteles de bienvenida con mesas de degustación son apropiados en locaciones grandes y en espacios abiertos con mobiliario sencillo. En cambio, los menús por tiempos requieren el servicio de meseros, por lo que serán prácticos para locaciones reducidas o con mobiliario aparatoso.

Su locación tendrá un número máximo de invitados que ustedes deberán tomar en cuenta para saber si cabrán o no. Asimismo, si tendrán una boda íntima, investiguen también el mínimo de asistentes, ya que algunos lugares solo pueden apartarse si juntarán cierto número de invitados o si pagan lo que costaría recibir a esa cantidad de personas que les fijen.

Espacios disponibles y horarios

Infórmense sobre los espacios que pueden utilizar y no solo para definir dónde será la bienvenida a la recepción, dónde el banquete y dónde el baile. Por ejemplo, si quieren celebrar en el mismo lugar su ceremonia y su celebración, su locación debe contar con una capilla o un espacio para ceremonias civiles.

De igual manera, tomen nota de todas las áreas que pueden aprovechar en su boda o, a la inversa, busquen lo que necesitan para colocar todas las amenidades con las que han soñado. Jardines, fuentes, terrazas, albercas y palapas pueden hacer más espléndida la experiencia de sus invitados.

En bodas destino y weekend weddings será un plus que la locación disponga de alojamiento no solo para los novios, también para los invitados. Las recámaras también pueden ser prácticas si los novios quieren arreglarse allí o compartir algún momento en privado antes de la fiesta o de la ceremonia. Asimismo, si necesitan almacenar los regalos, guardar los equipos de sus músicos o refrigerar sus flores, será necesario que su locación tenga áreas que ustedes y sus proveedores puedan usar. 

Otro aspecto que les ayudará a elegir el lugar para el banquete de boda y recepción es preguntar la hora límite de entrada y de salida. No olviden preguntar si hay cargos por horas extra o estas no están permitidas.

Exclusividad y privacidad

Los hoteles, jardines y fincas más grandes por lo general, pueden albergar más de un evento al mismo tiempo o en diferentes horarios, sobre todo, en estaciones y días de alta demanda. No obstante, dadas las condiciones actuales en las que evitar aglomeraciones y respetar sana distancia entre invitados es importante, deben asegurarse que la locación cumple con las medidas de seguridad. Si prefieren que el suyo sea el único evento que se celebre en el lugar que eligieron, deben asegurarse de que exista esa posibilidad y de conocer cuál será el precio que su locación sea privada para ustedes.

En caso de que lo anterior no sea posible, consulten cuáles son las medidas y protocolos a seguir, la prioridad será que cada evento tenga bien delimitados sus espacios, que haya control de accesos para evitar confusiones y que los servicios sean suficientes para su boda. Para un mayor control sobre el banquete y, al menos, garantizarse exclusividad con la cocina y los meseros, lo que pueden hacer es contratar aparte un servicio de catering si es que el lugar del enlace lo admite.

Singularidad o adaptabilidad

Hay todo tipo de locaciones, desde las que mantienen un estilo muy marcado hasta las que son más versátiles y pueden adaptarse al tipo de celebración que ustedes desean. Algunos aspectos más singulares y difíciles de modificar pueden ser una arquitectura notable, unas vistas espectaculares del entorno, unas instalaciones muy modernas o una distribución particular.

En cambio, si quieren que el salón o el jardín pueda adaptarse al máximo a su temática, tendrán que buscar lugares para banquetes de bodas que admitan las intervenciones que precisan para personalizar su celebración. Si ellos no les proporcionarán un catálogo de temáticas, de colores o de estilos para el mobiliario, consulten qué podrán contratar por separado, qué no y cuáles son los requisitos.

Calidad y seguridad por encima de todo

Las instalaciones para su banquete deben ofrecerles comodidad y seguridad. El estacionamiento, los baños, las entradas y cada una de las amenidades deben estar en buenas condiciones. Como nunca se sabe qué puede pasar en el calor del baile o del lanzamiento del ramo, no está de más repasar cuáles son los focos de riesgo.

Si quieren evitar accidentes en la boda, el piso no debe ser resbaloso y debe haber extintores, accesos para discapacitados, botiquín y salidas de emergencia. Si lo consideran necesario, tanto el estacionamiento como las entradas deben tener seguridad apropiada, ya sea mediante videovigilancia o con personal especializado.

2. Tips básicos para el menú de la boda

Además del salón o locación, hay otros aspectos que deben tomar en cuenta para elegir un menú memorable. Sus gustos, el tipo de experiencia que quieran crear para sus invitados, la estación, el horario y el estilo de la boda son algunos de los factores que deben considerar.

No se abrumen: aunque parecen muchas cosas, puede ser un proceso bastante intuitivo. Sobre todo, si se dejan aconsejar por sus proveedores, que les llevarán unas cuantas bodas de ventaja, y acceden a realizar las pruebas de menú que les ofrecerán en el proceso de contratación.

Primeros pasos

Pueden empezar determinando en qué momentos de la celebración se servirán alimentos. Esto les dará un panorama completo a partir del cual establecer qué tipo de comidas y qué cantidades son las más apropiadas en cada fase. Lo habitual es que haya una comida principal, pero que no sea la única: no se trata ni de sobrealimentar a sus invitados ni de que la comida escasee.

Evalúen también qué tipo de gastronomía servirán y con qué tipo de servicio: menú con varios tiempos, coctel o modelos mixtos. La comida tradicional mexicana, los platillos gourmet y otras fórmulas como estaciones de pizza, de marisco o barras de quesos son solo algunas de las opciones más aplaudidas. Siempre, según el tipo de boda. Encontrarán inspiración en el directorio de proveedores de catering para bodas del portal.

Menús especiales

Es fundamental que contraten un servicio que pueda orientarlos y satisfacer sus necesidades particulares. Menús infantiles, opciones vegetarianas, alternativas para invitados de la tercera edad y menús para quienes siguen dietas específicas son algunos servicios que pueden solicitar y que serán su sello indiscutible de buenos anfitriones.

Pregunten si pueden modificar o adaptar los menús de muestra. Algunos proveedores dan más libertades que otros e incluso pueden guiarlos para encontrar las alternativas más sanas o el sazón que deleite sus paladares.

¿Muestras culinarias?

Además de la comida principal del banquete, también tendrán que decidir si ofrecerán barras, corners o estaciones adicionales atendiendo las medidas actuales, como las ya infaltables mesas de dulces o incluso un food truck con antojitos o chilaquiles para la tornaboda. Esto dependerá de su presupuesto, su estilo y su espacio.

3. Entonces, ¿todo junto o separado?

Los paquetes con todo incluido pueden significar un ahorro en algunos casos y, sin duda, les ahorrarán tiempo y energía en la organización. Pero busquen una locación que les dé suficientes opciones dentro del precio.

Servicios como la iluminación, la decoración y hasta el entretenimiento pueden estar incluidos en el costo del salón o conllevar un plus razonable. Sin embargo, si prefieren contratar proveedores independientes, pregunten cuánto margen tienen, qué es viable y qué no.

También hay fórmulas mixtas: es el caso de las locaciones que colaboran en exclusiva con un listado fijo de proveedores de catering, de fotógrafos, de wedding planners o de cualquier otro prestador de servicios. En esos casos, estarán limitados a un directorio específico de profesionales, por lo que es importante que revisen que también pueden ser de su confianza y que sus trabajos cubren sus expectativas.

Si están interesados en un proveedor con el que su locación no tenga convenio, pregunten qué tanta libertad tienen o si existirá algún cargo extra. Por ejemplo, por cortar y repartir las rebanadas de un pastel que adquirieron por su cuenta o por el descorche en el brindis si es que ustedes llevaron la bebida.

4. La investigación

Programen visitas a las locaciones que más les interesen y conozcan cada rincón. En el directorio de espacios para bodas de Bodas.com.mx encontrarán todo tipo de lugares a lo largo y ancho de México, con todo tipo de servicios y muy variados presupuestos.

Revisen las fotografías, los reportajes de bodas reales, la sección de preguntas frecuentes y las valoraciones de otras parejas que los contrataron. Después, pidan cotización a sus espacios favoritos y agenden citas. Si es posible, en una segunda o tercera visita, pidan permiso para verlas cuando se estén preparando o celebrando eventos: así se cerciorarán de las posibilidades de decoración, el servicio y la atención del personal.

También es muy importante que su servicio o su locación les permita probar los menús antes de cerrar la contratación: el sazón debe convencerlos por completo. Si será también la sede de la ceremonia y el oficiante está incluido con la contratación del espacio, reúnanse con él o ella las veces que sea posible para conocerse y afinar detalles.

5. Presupuesto y pago

Para empezar su investigación, es importante que cuenten con un presupuesto base. Pueden modificarlo conforme se desarrolle su búsqueda y vean los precios de las locaciones, pero su cifra de partida debe ser realista.

Tanto en su contrato como en su cotización, los precios de cada servicio, las tarifas extra, las formas y los plazos de pago deben estar absolutamente claros. No teman preguntar por ofertas, promociones especiales y facilidades de pago: por quedarse con la duda pueden perderse grandes oportunidades. Lo más recomendable es pagar en varias cuotas y que solo cubran el 100% del pago el día de la boda o después de esta.

Recuerden consultar tanto el directorio de locaciones para boda de su estado como el listado de los diferentes proveedores que necesitan para su celebración. También pueden preguntarles directamente cuánta experiencia tienen en bodas y, en general, cómo se preparan para estos eventos. ¿Cómo van con la búsqueda del lugar?