¿Cuándo enviar las invitaciones de boda? ¡El timing perfecto!

Las invitaciones de boda son uno de los elementos más importantes en la planeación de su boda. Será la primera imagen que tendrán sus invitados del evento, la carta de presentación de su enlace y el anuncio formal de que se casan, Por ello es muy importante que pongan especial atención tanto en el diseño, en los textos para invitaciones de boda que incluyan y en los tiempos de producción y envío, que merecen casi tanta dedicación como la que pondrán en la elección del vestido de novia.

Poner las invitaciones de boda en el correo o entregarlas en mano a sus seres queridos es solo el último paso de una cadena de decisiones que tendrán que tomar y que empieza seis meses antes del gran día. Este es el proceso.

Fase 1. Inspiración

Varios momentos marcarán la agenda en lo que respecta a las invitaciones de boda. La primera fase comprenderá la búsqueda de imágenes de invitaciones de boda para encontrar inspiración.

Existen tantos diseños como flores para boda hay para escoger: desde las clásicas en blanco con tipografías manuscritas hasta las nuevas tendencias que incluyen diseños florales, dibujos en acuarelas, imágenes, fotografías y diferentes colores. Buscar la que mejor quede con su estilo es primordial para que estas tarjetas reflejen su personalidad y el estilo de evento que celebrarán.

Lo habitual es que a esta fase le dediquen dos o tres semanas entre buscar, filtrar, imaginar y seleccionar. Para una boda planeada con un año de plazo, lo ideal es que esta investigación la hagan aproximadamente siete meses antes del gran día.

¿Por qué en este momento? Debido a que a estas alturas ya tendrán que haber fijado el concepto, el estilo decorativo de la boda y, por supuesto, las locaciones de la ceremonia y la recepción, así como la fecha y hora del enlace. Incluso el código de vestimenta, que orientará a los invitados para elegir un vestido para fiesta en jardín u otro. Todos estos son los principales factores que pueden intervenir en la ambientación de la boda.

Fase 2. Búsqueda de proveedores

Una vez definido el diseño y la información general, deberán consultar a los proveedores para seleccionar el servicio que cubra las expectativas y el presupuesto que han destinado a las invitaciones de boda originales.

Seguramente a la elección de proveedor de invitaciones dedicarán aproximadamente otras dos semanas a seis meses de la boda. Tendrán que basar su decisión en cómo evalúen sus trabajos, sus cotizaciones, los materiales con los que esté acostumbrado a trabajar o hasta los plazos de entrega con los que se pueda comprometer.

Con base en el número de asistentes a los que tendrán previsto invitar, asígnenle a este gasto un 10% adicional de presupuesto. Así, con ese margen podrán asumir pérdidas, daños y hasta olvidos. No serían los primeros novios que, pese a tener avanzada la planeación, deciden aumentar su lista de invitados u olvidaron algún nombre.

Fase 3. Bocetos y versión final con el diseñador

Consulten los tiempos de creatividad del diseñador de sus invitaciones: entre más definida esté su idea, menos bocetos de prueba necesitarán y más rápido será llegar a una versión final de sus invitaciones. Generalmente, son unas cuatro semanas que incluyen desde la aprobación final del diseño hasta la validación de pruebas de impresión.

Deberá quedar por escrito y, de ser posible, estipulen en el contrato una penalización en caso de retraso o errores en la impresión y materiales que seleccionaron. El tiempo es oro, por eso es muy importante que la producción empiece entre seis y cuatro meses antes de la boda.

Sean también previsores y contemplen que siempre pueden surgir contratiempos. Muchas veces, los impresores no tienen las materias primas y, si eligen un papel importado, tardará más en conseguirlo. Reserven un par de semanas por cualquier inconveniente: más vale que sobre tiempo y no que falte.

Fase 4. Entrega

Una vez que tengan en sus manos las invitaciones de boda elegantes que tanto soñaron y que estas sean exactamente como lo solicitaron, viene la parte más importante: la entrega. Si planean su boda con al menos 12 meses de anticipación, lo ideal es que se entreguen cuatro o tres meses antes del evento. Aunque seguramente ya les habrán hecho llegar la noticia mucho antes e incluso un save the date para que sus invitados se reserven el día, entregarles las invitaciones formales a tiempo asegurará que todos se preparen bien para la boda. Si la planeación ha sido más apresurada, con dos meses podría ser suficiente.

Tengan en cuenta que si su boda es fuera de la ciudad, entre más tiempo den a sus invitados para planear viaje, hospedaje y gastos será mejor para contar con sus seres queridos y que puedan compartir con ustedes sus pensamientos de amor cortos en persona durante el día más importante de sus vidas.

¿Cómo entregarlas?

Lo ideal es que entreguen las invitaciones personalmente; sin embargo, no siempre es posible. Si prefieren hacerlo así, implicará tiempo, dedicarán algunos fines de semana para poder visitar a todos o incluso visitas rápidas entre semana, lo que les llevará al menos cuatro semanas dependiendo del número de invitados. Es complicado ponerse de acuerdo con todos y muchas veces no está en sus manos, depende de los compromisos de las otras personas y hasta del tráfico y la distancia.

Ya sea que opten por enviarlas o que tengan que hacerlo por correo porque sus invitados están en otras ciudades, elijan a un servicio confiable de mensajería. Muchos ofrecen envíos exprés que les asegurarán que sus invitaciones llegarán al día siguiente y sus invitados las recibirán en sus manos. Sin embargo, hay temporadas en las que están saturados o existen lugares que tardan más en entregar, por lo que deberán contemplar una semana para esta tarea. Para asegurar que todas lleguen en tiempo y forma, confirmen las direcciones de sus invitados mientras las invitaciones están en producción.

¿Y el save the date?

Como ya adelantábamos, una opción que está muy de moda actualmente y que les dará un respiro es el save the date, que es un aviso informal que pueden enviar a sus invitados, ya sea de manera impresa o digital. Funcionará perfecto para comunicar su enlace a los asistentes para que puedan reservar el espacio. Lo habitual es que lo compartan unos ocho meses antes de la boda, cuando ya tengan fecha y lugar apartados y, al menos, una lista de invitados más o menos firme.

Gracias a esta comunicación, sus invitados sabrán con tiempo cuándo y dónde será la boda para empezar a buscar sus trajes y vestidos elegantes de noche. También es muy práctico para avisar de una boda destino donde los invitados tendrán que considerar presupuesto, traslados, estancia o incluso pedir días de vacaciones.

No les llevará mucho tiempo diseñarlo. SI quieren contratarlo con el mismo diseñador de las invitaciones, tendrán que adelantar el proceso de búsqueda de proveedor.

Ahora ya saben todas las implicaciones que hay detrás de la entrega de las invitaciones de boda. El tiempo vuela y será una de las primeras tareas en las que deberán enfocarse, mientras empiezan con las pruebas del vestido de novia corte sirena, pero mucho antes de pensar en probar pasteles de boda. Enviar las invitaciones les dará tranquilidad para los siguientes pasos de la planeación del gran día. Así que manos a la obra.