Las 8 tareas más importantes que, sí o sí, debe realizar tu 'wedding planner'

Tener un wedding planner es un valor agregado a tu boda, ¡sí!, así como lo lees, porque no solo será la guía que ayudará en el proceso, será también esa mejor amiga/amigo que estará contigo en los momentos importantes de la planeación. La recomendación es tener cuidado con considerar que hace otras tareas que no le corresponden, por ello toma nota de las 8 tareas en las que tener wedding planner será lo mejor que te puede pasar para organizar tu boda.

Índice de contenido:

• 1. Diseñar y conceptualizar 
• 2. Cotizar y prospectar
• 3. Asesorar 
• 4. Coordinar 
• 5. Confirmación de invitados
• 6. Gran día
• 7. Desmontaje
• 8. Y, después…

1. Diseñar y conceptualizar 

Aunque tu planner no sea diseñador profesional, sí es su deber proponer el diseño de la celebración. ¡OJO!, no quiere decir que el manejo de programas especiales, pero sí, trabajar en el diseño de la boda es básico. Esto va desde definir el tablero de inspiración, la paleta de colores y el concepto de la boda hasta la mantelería, diseño gráfico sugerido y el protocolo, entre otros. Es fundamental y es uno de sus primeros deberes.

2. Cotizar y prospectar

La tarea de tu wedding planner es cotizar con los proveedores de boda aun cuando tengas el contacto directo con ellos. Justo por esa razón lo estás contratado, para que sea él/ella la única persona de contacto para ti. Su deber es cotizar con al menos 3 proveedores de cada rubro.

3. Asesorar 

Un buen wedding planner te asesora en el protocolo de la boda, esto va desde el horario elegido, las invitaciones y la etiqueta en la mesa hasta el código de vestimenta, la armonía o maridaje que debe existir, la composición floral, los elementos a considerar para la elección del menú, las medidas del estrado, los pros y contras de encarpar, entre otras muchas cosas. Como verás, no solo está contigo para decir que algo se vea lindo o feo, estará para el éxito de tu gran día.

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4. Coordinar

Esta es una de sus tareas más importantes. Coordinar va más allá de realizar las órdenes de servicio; coordinar significa revisar cuestiones técnicas con proveedores, armar el layout de la boda, realizar visitas de inspección al lugar elegido, las veces que sean necesarias para el éxito de la celebración, perseguir comprobantes de pagos con proveedores y realizar formatos de apoyo para la organización de la boda, entre otras.

5. Confirmación de invitados

Este punto varía dependiendo de cada wedding planner, pero lo ideal es que sea el wedding planner quien la haga la confirmación de invitados. ¿Las razones?

• Mejor control en la lista de invitados, solo él/ella o alguien de su staff sabrá al 100 % quién asistirá y quién no.
• A él/ella los invitados no dudarán en confirmar que no asisten.
• Cero caos en la asignación de mesas, gracias a una excelente confirmación de invitados.

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6. Gran día

¡Sí! Tu wedding planner debe estar desde que el primer proveedor entra, aun cuando es boda destino y el montaje dura 3 o 4 días. Un profesional en la materia sentirá el evento como propio, entiende perfecto que está contratado para ser tu voz y ojos en ese día tan fundamental. En el GRAN DÍA, además de estar con toda la disposición, también está sonriendo porque ama su trabajo, tiene todo bajo control, está contigo apoyándote en cada momento y procura tanto tu bienestar como el de tu familia cercana. 

7. Desmontaje

Dependiendo de su logística y del tipo de servicio, tu wedding planner debe estar al pendiente del desmontaje, ya sea de manera presencial o por llamadas. Saber que está ahí presente es básico para que puedas descansar como lo mereces.

8. Y, después…

Lo ideal es que NO todo termine después de la boda, cuando te llevas bien con él/ella es difícil no extrañar a esa persona que estuvo contigo por tanto tiempo, siempre al pendiente, cuidando tus intereses y a ti como persona. Si tu wedding planner hizo clic contigo, créeme que su relación como amigos después de la boda apenas comienza.

Tal vez pienses que en cantidad son pocas tareas, pero, la realidad, es que cada una de ellas abarca grandes funciones y responsabilidades. Sigue el trabajo a fondo de tu wedding planner y asegúrate de que realice estas 8 tareas. ¡Son básicas y fundamentales!