¡Alerta para perfeccionistas! ¿Cómo organizar los papeles de la boda?

En las bodas, como en muchas cosas de la vida, una buena organización es la clave del éxito. Tener a mano las medidas para el vestido de novia y los horarios de la banda y el DJ será muy práctico. Y así como no querrán extraviar los recibos y las facturas del banquete, tendrán que tener bien archivadas las imágenes de pasteles de boda y las de los tipos de flores para boda con que decorarán. ¿Ya saben cómo organizar todos los papeles de su boda?

Para que los documentos no se acumulen o se pierdan, necesitarán un sistema eficiente. Con los siguientes tips no solo guardarán bien todos sus documentos, sino que avanzarán en la planeación de su boda sin enredarse. ¡Tomen nota y que empiece la lluvia de papeles!

¿Quién, cómo y dónde guardarlos?

El primer paso es decidir quién va a guardar su archivo de boda, en caso de que todavía no vivan juntos, o, si ya tienen su propio hogar, en qué lugar van a conservarlo. Es importante que ambos tengan acceso fácil a su archivo para que los dos puedan cooperar con las tareas de la boda y ver los adelantos. Procuren mantener su archivo en un lugar seguro, donde no se pueda perder, mojar o ensuciar.

Todo en un solo lugar

Recuerden cuando Jim Carrey no sabía cómo organizar las plegarias y llenó su departamento con post-its. Hay muchos métodos de organización, pero para almacenar papeles importantes, nada mejor que una carpeta, un archivero o un medio electrónico. Este puede ser el inicio de un archivo familiar y también puede ser una bonita actividad de fin de semana para pareja.

¿Cómo? Así como están curiosos por aprender cómo hacer recuerdos para boda, entréguense a la magia de las manualidades para este propósito. Elijan o hagan ustedes mismos una carpeta o una cajita para guardar sus documentos. Pueden hacer un respaldo electrónico, a modo de duplicado, creando documentos y tablas, tomando fotografías y escaneando, pero sus originales son la prioridad.

Ordenando nuestro organizador

Dividan con etiquetas bien claras cada sección de su organizador: esto les ahorrará mucho tiempo cuando tengan que buscar algún documento. Dejen salir su Mónica Geller interior y hagan las categorías que mejor les funcionen. A continuación tienen un método muy práctico.

Los documentos básicos, en seis capítulos

Aunque cada institución pide cosas diferentes, hay documentos que definitivamente van a necesitar para sus trámites religiosos y para su boda civil: actas de nacimiento, identificaciones oficiales, comprobantes de domicilio, fotografías y constancias de soltería son requisitos indispensables. No está de más que saquen algunas fotocopias y las guarden junto a las originales, para que no les ganen las prisas.

• 1. Los proveedores

Los contratos con los proveedores deben estar a la mano para consultar los detalles que necesiten y actualizar su presupuesto y su lista de tareas. Junto a cada contrato, pueden añadir anotaciones sobre los horarios acordados para cada servicio, las cantidades fijadas para cada producto y los costos finales (o los previstos). Añadan una hojita con los datos de contacto de sus proveedores, desde los diseñadores de las invitaciones para boda civil, hasta los decoradores del banquete. También pueden guardar aquí sus anotaciones sobre detalles y pruebas, como los sabores del pastel y las golosinas de la mesa de dulces para bodas, si les ayuda a elegir cuando se sientan indecisos.

• 2. El registro de invitados

Además de guardar aquí una copia de los datos de contacto de sus invitados, añadan la lista de confirmaciones, los detalles de envío de las invitaciones y las solicitudes especiales, como menús infantiles, alergias o acondicionamientos para invitados con necesidades particulares.

• 3. Los recibos, al día

Sus recibos y facturas de pago no pueden perderse, porque, junto con los seguros y contratos, son la garantía de calidad en su boda. Pongan notitas para resaltar a qué pertenece cada recibo o factura y, si lo consideran necesario, respalden con fotografías y fotocopias. También pueden fijar al principio de esta sección una checklist de prioridades con las contrataciones y tareas faltantes: una forma práctica de avanzar y estar al día.

• 4. La luna de miel

Las reservaciones de su viaje de novios son de lo más importante, así que protéjanlas con una mica o un sobre especial antes de colocarlas en su archivero. Aprovechen para guardar aquí los documentos para su viaje: boletos de transporte, cartillas de vacunación, pasaportes, etc.

• 5. Los seguros

Aquí van las pólizas de sus seguros de viaje, de transporte, de locaciones, del banquete y hasta del servicio de mensajería de las invitaciones. ¡Estos documentos nunca estarán más protegidos que en su archivo de bodas!

• 6. ¡Los trámites!

Que lo dejemos para el final no significa que sea menos importante. Aquí colocarán todos los "diplomas", documentos y certificados necesarios para su matrimonio: las constancias de los cursos prenupciales, su acta de matrimonio civil, su acta religiosa… Pueden guardar aquí los resultados de sus exámenes médicos o crear una sección aparte para todos los detalles del cuidado de su salud.

Y que no falte la inspiración

En su archivo también pueden guardar una copia de su monograma de boda y de su calendario hacia el día B. Asimismo, en este espacio de inspiración pueden conservar pequeños recuerdos, como las imágenes de los vestidos de noche que llevarán las damas, un trocito de tela del vestido de novia de encaje, el menú, los primeros bocetos del peinado para boda...

Tener esta sección puede ayudarles a programar sus publicaciones en la web de boda y para ir registrando cómo se va materializando cada cosa que planean.

Adornen su archivo de boda para que, además de durar muchos años, sea un recuerdo invaluable. Después del gran día, su registro puede conservarse junto con su álbum de fotografías, su diario de pensamientos de amor y otros bonitos símbolos, como el velo o el ramo de novia artificial. Disfruten de sus preparativos con esta romántica organización y, en unos años, revisiten esta pequeña cápsula del tiempo para renovar todas sus ilusiones.