7 pasos para calcular el número de invitados de su boda

¿La emoción por la entrega del anillo de compromiso los impulsó a comenzar de inmediato con los preparativos del gran día? Entonces ya habrán descubierto en la agenda de tareas de boda que una de las primeras es elaborar la lista de invitados. No solo para saber a quién enviar sus invitaciones de boda o calcular el tamaño de su pastel de boda elegante. El número de asistentes condicionará cada aspecto del presupuesto y puede que hasta el ambiente de la celebración.

Como la lista de invitados no es algo que se improvisa y sí algo a lo que tendrán que dar varias vueltas en varios momentos de la planeación, sigan estos siete pasos. Si avanzan en esta línea, se evitarán algunos dolores de cabeza.

1. Elaboren una lista preliminar

Elaborar una lista preliminar será un excelente ejercicio, porque, en cuanto se pongan a escribir, irán saltando nombres y más nombres de seres queridos a los que les gustaría entregar una de sus invitaciones de boda originales. Para empezar a priorizar y no dejarse a nadie, vayan de mayor a menor cercanía.

Primero anoten a los familiares y amigos más queridos, pues serán los que asistan con seguridad, y contemplen la posibilidad de que vayan en pareja o con sus familias. ¿De cuántas personas adicionales estarían hablando? Como al final de su lista irán los conocidos a los que no han visto en mucho tiempo o no son tan unidos a ustedes, en esa parte quedarán los menos probables de asistir.

Una vez tengan la lista preliminar de invitados, vean si será necesario recortarla o poner ciertas condiciones, como entregar solo un par de pases o limitar la presencia de niños.

2. Tomen decisiones en pareja

En este aspecto tendrán que convertirse en el mejor equipo para actuar con sutileza frente a unos padres, padrinos o familiares que insistan en invitar a amigos que ustedes no hayan considerado. Admitan recomendaciones o sugerencias, pero sean ustedes quienes tomen las decisiones. Sobre todo, si serán ustedes quienes financien su boda al completo.

Si papás y suegros insisten mucho en añadir personas, traten de negociar que ellos paguen esos lugares extra. En el caso de que los apoyen costeando una parte del banquete, tal vez tengan que tolerar ciertas cosas o replantearse su participación económica.

Resueltas las peticiones externas, lo más equitativo será designar un número de personas por cada uno de los contrayentes, para que ustedes puedan calcular los asistentes y no se atoren con el resto de los pendientes. No obstante, si la familia de alguno de los dos es mucho más pequeña que la del otro, tengan criterio y sean moderadamente flexibles entre ustedes. No se trata de dejar fuera a alguien infaltable solo por mantener el mismo número de invitados de cada familia.

3. Establezcan un presupuesto

Establecer un presupuesto de boda para la celebración es uno de los principales eslabones de la organización y será un dato cíclico que irá y volverá constantemente. Necesitarán fijar un presupuesto general para estimar el número de invitados que podrán tener. Asimismo, según el número de invitados, las cotizaciones de sus proveedores variarán. Sobre todo, en todo lo relativo al banquete y el catering.

Evalúen también qué rigidez o flexibilidad tendrán económicamente. Es más que recomendable tener un margen (casi) intocable para atender imprevistos que puedan surgir, pero tampoco lo empleen a la mínima que detecten algo que no consideraron desde el principio. Todos los recortes de presupuesto que tengan que hacer después de enviar las invitaciones tendrán que ejecutarse en otros rubros, ya que no se vale desinvitar.

Utilicen el presupuestador de boda para que no se les escape ningún concepto y así puedan minimizar las sorpresas en este sentido. ¿Lo conocían?

4. Coticen para dos cantidades de invitados

A la hora de contratar servicios o comprar cualquier detalle, las cotizaciones les mostrarán sobre qué terreno están pisando. Como siempre es bueno hacer rendir el dinero, no está de más plantear a sus proveedores dos o tres escenarios posibles en lo que respecta al total de invitados.

Tal vez pueden fijar una cantidad ideal de personas y otra cantidad real. O también preguntar a cuántos invitados llegarían con un presupuesto X (el máximo que podrían pagar) y con otro presupuesto Y (a lo que querrían ajustarse).

El resultado será aún mejor si esas opciones las piden en las tres o cuatro locaciones para bodas que más llamaron su atención y a los proveedores profesionales de eventos que encabezan sus preferencias. Generalmente, el espacio, el menú, las bebidas y la renta del mobiliario son los aspectos más sensibles a cambios en el número de invitados. El gasto en invitaciones y en recuerdos también se resiente, pero son rubros que impactan menos en la inversión final.

5. Pidan respuesta a sus save the date e invitaciones

Las tarjetas save the date resultan de gran ayuda. Al tratarse de invitaciones informales en las que solo pedirán a sus seres queridos que “aparten la fecha”, les permitirán anticipar quiénes estarán en condiciones de acompañarlos. Por ello, se recomienda enviarlas con unos seis u ocho meses de anticipación, cuando todavía no cierran con el banquete el número exacto de comensales y todavía no encargan muchos otros servicios.

Este recurso es especialmente beneficioso para las bodas destino, en las que se debe tener un mayor control sobre el número de invitados. Ojo, esta tarjeta no reemplaza a las invitaciones de boda elegantes que tienen en mente y en las que, siempre se aconseja, tendrán que pedir que se confirme asistencia.

6. Se acercan a la lista definitiva

Fijen un plazo para confirmar la asistencia de sus seres queridos. Como cada proveedor maneja márgenes de tiempo diferentes, consulten con los profesionales hasta qué fecha podrán modificar la lista de invitados.

Cuanto antes tengan el número definitivo de invitados, mejor fluirá el resto de los preparativos. Con mayor certeza podrán ajustar la cantidad de bocadillos del coctel o las raciones de la mesa de dulces para boda. También les servirá para concretar cuántos meseros tendrá que tener el servicio y hasta cuántos recuerdos de iglesia para boda tendrán que repartir. Y si al final asisten más de los que finalmente confirmaron, siempre tengan un plan B.

7. Opten por contratos flexibles

Antes de firmar cualquier contrato en la renta de la locación, el mobiliario y el menú, principalmente, pregunten si están en condiciones de atender a un mayor número de invitados de última hora. Saber que existe cierta flexibilidad y conocer las condiciones les dará la tranquilidad que necesitan.

Si consideran estos siete pasos, calcular el número de invitados y ajustar la cantidad a sus deseos y posibilidades será un reto fácil de enfrentar. Aprovechen el gestor de invitados de Bodas.com.mx y el resto de herramientas gratuitas que les facilita esta plataforma para hacer que sus nervios por la logística de sus seres queridos disminuyan. Mejor, concentren todas las emociones en el vestido de novia o en escribir los más bellos pensamientos de amor para su pareja. ¿Cómo van con esto?