7 dudas sobre el lugar del banquete que deben resolver en la recta final

Después de una investigación exhaustiva o de una buena recomendación, al fin eligieron lugar para su recepción. Si están en la recta final y quedan pocas semanas para la boda, es probable que la mesa del pastel de boda ya tenga asignado su lugar y hasta esté estudiado cuál es el mejor ángulo para lanzar el ramo de novia. Sin embargo, siempre surgen las pequeñas dudas sobre logística en la locación del banquete. Para que la preocupación y la falta de previsión no opaquen sus pensamientos de amor, resuelvan con tiempo estas siete cuestiones.  

1. ¿Quién será el interlocutor?

Si contrataron un wedding planner, lo más seguro es que este asunto no les preocupe demasiado, ya que él o ella concentrará todas sus peticiones hacia el banquete. De lo contrario, asegúrense de confirmar quién será la persona que estará a cargo en el salón o en su locación para la boda, así como el rol que tendrá, el horario y disponibilidad o la forma de localizarlo los días anteriores y durante el mismo festejo. 

2. ¿Desde y hasta qué hora estará disponible la locación?

La locación habrá sido rentada por una duración en específico, que generalmente varía entre cinco y siete horas. En caso de no hayan contratado un paquete integral y tengan diversos proveedores para iluminación, catering o el pastel de boda elegante, consulten desde qué hora podrán acceder todos los profesionales involucrados. ¿El plazo necesario para el montaje se considerará dentro o fuera del tiempo de renta del espacio?

Tan importante es cerciorarse de la entrada como del límite de hora para la salida. No solo para saber cuándo hay que desocupar el lugar o cuántas horas de música y de barra libre contratarán. También para comunicar al resto de proveedores si tendrán que recoger las cosas ese mismo día o darán la oportunidad de que sea a la mañana siguiente.

Lo habitual es que músicos y animadores, que permanecen hasta el final de la fiesta, retiren toda su infraestructura y equipos técnicos inmediatamente después. Pero lo más seguro es que las empresas de renta de mobiliario para bodas o de flores les pidan hacerlo a una hora más prudente, en el caso de que la celebración termine de madrugada. 

3. ¿En dónde se instalan sus proveedores externos?

Así como es importante saber a qué hora podrán ingresar sus proveedores externos, también es importante saber qué lugar se asignará a aquellos profesionales que tengan que estar durante el evento. Serán parte de la logística los fotógrafos, videógrafos, animadores, mariachis o el grupo musical que elijan.

De esta forma, no solo será fácil su localización, también ellos mismos se sentirán más cómodos. Por cierto, ¿ya previeron la comida para sus proveedores? Una mínima cortesía para sus grandes aliados, ¿no les parece?

4. ¿Cómo controlarán los accesos?

Hay celebraciones que se llevan a cabo en hoteles o en complejos de salones de eventos. Si no contrataron exclusividad del espacio, consulten qué dinámica lleva a cabo el lugar para evitar que personas que no hayan recibido la invitación de boda original entren sin boleto a su fiesta. Ya sea porque vean la oportunidad de ingresar o, no es cuestión de pensar mal, porque están equivocadas de evento.

5. ¿Resguardarán los regalos?

Aun cuando junto a los textos de la invitación de boda hayan precisado los datos de su mesa de regalos o hayan manifestado su preferencia por depósitos en sus cuentas bancarias, no faltará quien llegue con el obsequio físico. Para esto, prevengan qué protocolo siguen en el lugar donde será su fiesta con respecto a este punto.

¿Los invitados tendrán que registrarlos en alguna mesa atendida por alguien? ¿Los resguardan en la locación? ¿Tendrán que definir a alguien de confianza para que los lleve a su domicilio? O bien, si es una boda destino, ¿ellos se encargan de hacerlos llegar a su habitación? ¿Y si pondrán una alcancía para la luna de miel o para el fin que ustedes consideren, quién la cuidará?

6. ¿Qué pasa con las confirmaciones y cancelaciones de última hora?

Es muy poco probable que el proveedor de la locación o el catering encargado del banquete, según sea el caso, no esté prevenido ante las confirmaciones de última hora. Así que, tranquilos: nadie se quedará sin cena siempre que el margen de diferencia sea razonable. 

De cualquier forma, es necesario puntualizarlo para saber si los costos por el menú de esos invitados que se sumaron al final tendrán la misma tarifa o un sobreprecio. Si pasa lo contrario, también hay que saber qué prevé su contrato. ¿Qué ocurre si no llegan 10 invitados al banquete? ¿Tendrán que pagar por su menú completo o solo un porcentaje?

7. ¿Cómo gestionan las sobras y los residuos?

Por más atención que se haya puesto en la planeación de la boda, lo más común es que no puedan evitarse los desperdicios. Pregunten si hay algún protocolo para el manejo de residuos.

Por ejemplo, si, en el caso de la comida, aquellos alimentos que no sean perecederos y no hayan sido abiertos pueden ser llevados a algún banco de alimentos, asociación civil o a comedores sociales. Y con los alimentos perecederos, ¿hacen composta o tienen biodigestores que reduzcan la huella ambiental de su banquete? En el caso de las flores para boda, ¿se les permitirá obsequiar los arreglos a sus invitados? Platiquen con su proveedor sobre estas posibilidades si quieren tener una boda eco friendly.

¿Se les ocurre algún otro detalle que necesiten definir con su banquete en esta recta final? Compártanlo en este espacio. Una vez que hayan platicado con sus proveedores estos puntos, tendrán toda su concentración para afinar pendientes, como el mensaje que pondrán en las etiquetas de sus recuerdos para boda o algunos aspectos del look, como el "algo azul" para el vestido de novia. ¿Lo consideraron?