Guía básica para contratar el transporte de invitados en la boda
Tanto si su boda será en un lugar retirado como si simplemente quieren que sus invitados disfruten sin preocuparse de manejar deberían considerar contratar un servicio de transporte. Descubran cómo gestionarlo y qué aspectos logísticos deben cubrir.
¡Para el amor no existe distancia larga! Ya que se han esmerado tanto en encontrar el pastel de boda perfecto, que ningún obstáculo impida que sus seres queridos vivan su boda. Si los invitados necesitan un medio de transporte para trasladarse a su enlace o a la recepción, ofrecer un servicio de movilidad es un lindo detalle, casi tan considerado como esos recuerdos de mesa para boda que los esperarán a su llegada. ¡Que nadie se pierda sus increíbles centros de mesa para boda ni su maravilloso primer baile de casados! Les damos algunos tips para apapachar a sus invitados en el camino a su celebración.
Índice de contenidos
- ¿Quién contrata el transporte de boda?
- ¿Que transporte de boda contratar?
- Transporte para boda seguro garantizado
- Reglas claras, invitados de boda atentos
- Algunas consideraciones para el transporte de boda
- Transporte de boda al finalizar el evento
Contrata el transporte de boda
¿Quién contrata el transporte de boda?
Un transporte puede ser costoso, pero también puede ser la opción más económica y práctica: todo depende de la organización de la boda. La pareja puede proveer este servicio o, si los invitados consiguen ponerse de acuerdo y contratar el transporte más adecuado, todos pueden llegar juntos al evento. Los invitados pueden cooperar con los novios pagando una parte del costo o bien, cada invitado puede pagar su propio pasaje. Esta opción es ideal para ayudar a la pareja, especialmente si la mayoría necesita pasar la misma distancia.
El transporte también puede ser patrocinado por un invitado en especial, pero la información indispensable para que todos puedan abordarlo debe ser proporcionada puntualmente tanto a novios como a invitados. ¿Ya tienen actualizada su lista de invitados?
Una vez tengan contratado el servicio con su proveedor, anuncien todos los pormenores en su web de boda. Como en todos los aspectos de la boda, la comunicación abierta y respetuosa sobre el transporte es muy importante y es imprescindible que los novios se sientan cómodos en todo momento con lo decidido.
¿Que transporte de boda contratar?
Para definir el tipo de transporte que debe contratarse, hay que conocer la distancia, el número de invitados y las disposiciones extra necesarias. En general, cuando se piensa en transporte para la boda, lo más inmediato es contratar un autobús, pero también puede ser suficiente con un servicio de taxis, una camioneta o varias o, para divertirse viajando, un autobús fiestero (party bus), turístico o con actividades recreativas. ¿O tal vez estén pensando en una limusina para sus padrinos?
Es importante saber con exactitud cuántos invitados asistirán a la boda para preguntar ¿cuántas personas caben en un autobús de boda? o en el transporte elegido para calcular el número de unidades necesarias. En un autobús estándar, el número promedio de invitados es de entre 40 y 50 pasajeros, aunque hay unidades más grandes o pequeñas con diferentes características. Una camioneta grande puede admitir hasta 20 personas. En un automóvil grande caben, como máximo, 10 personas. Es necesario hacer una búsqueda entre todos los proveedores de transporte para bodas hasta encontrar la mejor opción.
Transporte para boda seguro garantizado
Hay cosas imprescindibles que deben tener en cuenta al contratar un transporte. Ante todo, revisen los seguros de viaje que provee la agencia o los que deben contratar por su cuenta, las condiciones de contratación, las tarifas y las formas de pago. Todos estos temas deben estar claros, pues solo así se podrá garantizar el bienestar y la seguridad de los pasajeros.
Las rutas, duración estimada del viaje, medidas de seguridad y paradas también deben ser claras desde un principio. Así, los usuarios tendrán todos los detalles del camino que recorrerán. Mientras investigan esto, vean las tendencias de boda, para que visualicen cómo será su boda y el mejor lugar para celebrarla. Seguro que encuentran el equilibrio entre la información práctica y el romanticismo que desean añadir a su festejo.
Reglas claras, invitados de boda atentos
Los horarios y puntos de partida deben estar claros para que los invitados sean puntuales. Aunque suele ser responsabilidad de las agencias establecer esta información, si los contratantes pueden elegir, deben tomar en cuenta un punto y horario accesible para todos. En las bodas destino y aquellas en las que la mayoría de los invitados se hospedarán en un lugar cercano a la locación de la recepción, debe buscarse un punto intermedio cercano a los hoteles donde se alojará la mayoría.
Estos datos deben indicarse a los invitados con mucha claridad y anticipación: en la web de boda, en las redes sociales y en las invitaciones, la información sobre transporte y alojamiento debe estar disponible. Para que los invitados se identifiquen en el transporte y al llegar a la celebración, puede imprimírseles un boleto especial o un gafete que sea obligatorio. También debe asignarse a un encargado que esté en comunicación permanente con los viajeros, preferentemente, sin distraer a los novios.
Algunas consideraciones para el transporte de boda
Así como para preparar la mesa de dulces para boda deben tomarse en cuenta a los invitados vegetarianos y otros menús con dietas especiales, también deben conocerse las necesidades especiales de los pasajeros. Tengan en cuenta la edad y la movilidad de sus pasajeros. Tal vez no sea apropiado que en un vehículo con muchos niños se sirvan cocteles de cortesía para ambientar. O podrían requerir alguna rampa o escalones no muy altos para personas mayores, así como para invitados con muletas o con sillas de ruedas, dolencias graves de espalda...
Hay unidades con características especiales que pueden adaptarse a estos requerimientos. El conductor debe estar avisado de estas disposiciones para evitar emergencias. Además de la accesibildad en el transporte, hay que considerar adaptar el punto de llegada de la locación de la ceremonia y de la recepción para que todos sean bienvenidos propiamente. Y de igual manera, no será mala idea que quien se ocupe de que todo salga bien con el transporte de invitados lleve el registro de quién falta por abordar y de que todos accedan de manera ordenada.
Transporte de boda al finalizar el evento
Si la llegada a la boda es crucial, también hay que establecer las reglas del transporte después de la boda. A menos que la locación de la recepción cuente con alojamiento, los invitados tendrán que trasladarse de nuevo al final de la fiesta. Tal vez necesite alquilarse un servicio más para llevar a todos a sus hospedajes o tal vez el transporte de regreso a casa deba partir el mismo día de la boda.
Incluso podrían requerir más unidades de regreso que de ida, teniendo en cuenta que algunos de sus invitados que llegaron en sus propios coches podrían tomar algunas copas de más. Por seguridad, no dejen que se pongan al volante y facilítenles una opción con chofer o un servicio de taxis. Todos estos aspectos deben preverse para que los invitados sepan cuánto tiempo y de qué manera permanecer en la fiesta, así como los diferentes horarios de salida. Los recuerdos para boda útiles pueden ser perfectos para que los invitados disfruten de su viaje de regreso.
Invitados contentos es igual a novios felices, así que cada elemento cuenta en la travesía hacia una boda inolvidable. Para empezar con el pie derecho, incluyan toda la información sobre transportes en sus invitaciones de boda. Además de demostrar su creatividad y su estilo, cada parte de su boda es una forma de demostrar cariño, así que pongan todo su corazón en los preparativos. Despidan a sus invitados con un recuerdo para boda original: algo comestible les hará ligero el viaje de regreso y no olvidarán el gran evento.
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